Jak stworzyć ofertę?
Skąd w ogóle taki temat na artykuł? Już się tłumaczę…
W zasadzie na codzień wysyłamy różne oferty do klientów, chcemy przestawić nasze usługi, zachęcić do współpracy itd. Oferta to dzisiaj podstawowa forma komunikacji z klientem- bo przecież po rozmowie telefonicznej i tak usłyszymy: proszę mi to podesłać mailem.
Mam rację?
Pracując przy organizacji imprez, w naszej firmie na codzień wysyłamy i otrzymujemy wiele ofert, maili itd – to wszystko zmusiło mnie do refleksji: czy jest jakiś skuteczny sposób aby nas wysłuchano? Co zrobić aby oferta była ładna, czytelna, wzbudzała zaufanie no i …sprzedawała.
Pierwsze na co chciałbym wrócić uwagę to wygląd. Nie od dziś znamy przysłowie: „ jak Cię widzą tak Cię piszą”. (lub widzą)
Tutaj faktycznie jest duuuuża rozpiętość od ofert, które ktoś naprędce zrobił w Paint czy nieudolnie posklejał w Doc’u.
Aby pokazać różnicę zobacz video poniżej:
Zauważ proszę, że podświadomie kiedy widzimy ładną ofertę od razu przypisujemy jej cechy:
- profesjonalna usługa
- świetna jakość
- warte uwagi
- niezły poziom itd..
Zatem na pewno warto zwrócić uwagę na jej wygląd. Tutaj z pomocą może przyjść dobry grafik lub program w którym możemy taką ofertę zrobić.
Jak stworzyć ofertę w pdf
Dlaczego w ogóle Twoja oferta ma być w pdf?
Po pierwsze to format zamknięty, dzięki czemu wyświetli się dokładnie tak jak zostało zaplanowane ( niestety dokumenty DOC, często tworzone w różnych programach czy otwierane na różnych komputerach typu macOS czy PC, zmieniają formatowanie tekstu.
Jednym z wielu fajnych programów, gdzie możesz samodzielnie przygotować taką ofertę jest Crello.
W programie Crello możesz skorzystać z gotowych szablonów, które dowolnie pozmieniasz pod swoje usługi.
Uwaga: Specjalnie dla naszych czytelników mamy świetną ofertę: możesz taki program przetestować w wersji premium przez 30 dni za darmo lub później kupić w niskiej opłacie miesięcznej lub jednorazowej.
Nawet jeśli docelowo zlecisz przygotowanie oferty grafikowi, to pracując na Crello, poznasz czego oczekujesz od swojej oferty. Posyłając taką samodzielnie wykonaną ofertę do grafika, na pewno pokażesz mu pewną koncepcję, stylistykę czy choćby określisz swoje ulubione kolory.
A i jeszcze jedna uwaga: jak już stworzysz swoja ofertę ( lub ktoś zrobi to za Ciebie), sprawdź jej rozmiar. Niestety często „ładne” oferty zajmują dużo miejsca, wtedy ktoś otrzyma od Ciebie ofertę o wadze np 20- 30 MB – a to zdecydowanie za dużo.
Z pomocą przyjdzie Ci narzędzie online: https://smallpdf.com/pl/compress-pdf
Które zmniejszy Twoją ofertę pozostawiając jej jakość. ( narzędzie jest bezpłatne).
Pamiętajmy, że Twoja oferta może być czytana na smartfonie lub odbierana w CRM gdzie ktoś ma ograniczony dostęp do dysku sieciowego. ( nie wysyłamy ofert powyżej 10 MB).
No dobrze, już wiemy, ze warto zadbać o wizualną formę oferty, ale oczywiście nie zapominamy o jej treści, czyli jak napisać ofertę dla klienta.
Jak napisać ofertę dla klienta
Wiem, że czasami ( a może i zawsze :), brakuje nam czasu, aby przygotować ofertę od nowa dla każdego klienta. Ale można temu oczywiście zaradzić:
gotową ofertę można personalizować pod klienta zmieniając jedynie dla kogo jest przygotowana. Jeżeli naszą ofertę przygotowaliśmy np. We wspomnianym Crello to w każdej chwili możemy zmienić ( edytować) treść dla kogo ją przygotowaliśmy czy na jaki jest termin.
Mały zabieg ale daje poczucie, że napisaliśmy tą ofertę specjalnie dla tego klienta i pod wybrany termin.
kolejnym sposobem jest przygotowanie kilku wariantów naszej oferty ( praca wykonana raz, ale później łatwiej dostosować ją pod oczekiwanie klienta. Zauważ, że często pytania czy jakieś problemy się powtarzają, spisz je i wyciągnij wnioski.
Oczywiście istnieją ogólne zasady tworzenia oferty:
- Nagłówek
- Problem i potrzeby klienta
- Rozwiązanie
- Korzyści
- Oferta
- Kompetencje
- Dowód Twojej skuteczności
- Wezwanie do działania ( CTA)
Po pierwsze: skup się na potrzebach klienta
Pamiętaj, klient szuka rozwiązania swojego problemu. Czyli nie skupiamy się na zachwalaniu swoich usług lecz odpowiadamy na oczekiwanie klienta.
Często kiedy organizujemy imprezy, wysyłamy zapytania do firm z którymi współpracujemy ( lub pytamy sie na FB) w zamian dostajemy oferty, z których dalej nic nie wynika.
Nie wiem, czy wykonanie usługi jest w ogóle możliwe, ile kosztuje itd.
Po prostu, kopiuj wklei, bez odpowiedzi na zapytanie.
Kolejną ważną sprawą jest aby mówić językiem klienta. Nie każdy musi mieć wiedzę techniczną aby zrozumieć na czym polega usługa. Lepiej wówczas krótko wyjaśnić, dlaczego warto wybrać takie czy inne rozwiązanie. Tak naprawdę klientowi zależy na konkretnym efekcie, Ty musisz mu go zagwarantować.
Oferta powinna być czytelna - co to oznacza?
Podziel swoją ofertę na sekcje, tak aby dać szansę na szybkie znalezienie informacji, których potencjalny odbiorca może szukać.
Jeżeli Twoja oferta wymaga dodatkowych informacji możesz dodać odnośniki np.
( zespół muzyczny)- zobacz nasz repertuar
Pobierz rider techniczny
Wzór umowy
Nie musisz wszystkiego wypisywać, zainteresuj i zaangażuj.
Pokaż, że jesteś dostępny( a) w różnych kanałach SM – Facebook, Instagram, YouTube itp.
To ogromny dowód społeczny, że wielu osobom podoba się co robisz, zatem wiele osób nie może się mylić.
Jeżeli w swojej ofercie pokazujesz linki do filmów na YouTube czy Vimeo – dodaj ekrany, sugerujące, że można w nie kliknąć. Tzw. Thumbnail ( ikonka filmu) – może zachęcić do kliknięcia w link.
Przy okazji ikonki do filmów na YouTube też możesz stworzyć na wspomnianym Crello, korzystając z wielu gotowych szablonów.
Pamiętajmy, aby oferta była spójna, tzn. Używanie tej samej czcionki ( fontu). Nie przesadzajmy z ilością tekstu, łatwiej zaprezentować swoje usługi pokazując piękne zdjęcia np. Z realizacji.
A teraz spójrz w swoją ofertę oczami klienta i daj znać czy wszystko jest ok?
A może jednak warto coś poprawić?
Dajcie znać w komentarzu, co uważacie, czy warto pochylić się na swoją ofertą i czy ten artykuł jest dla Ciebie pomocny.
Pozdrawiam
Tomasz Szwecki